Was ist eine Dissertationsvereinbarung? - What is a dissertation agreement?

{German Version, for English, see below}

Eine "Dissertationsvereinbarung" bezieht sich normalerweise auf eine schriftliche Vereinbarung, die zwischen einem Doktoranden (Promovenden) und seinem Betreuer (Doktorvater/Doktormutter) oder der Universität, an der die Promotion stattfindet, getroffen wird. Diese Vereinbarung dient dazu, die Rahmenbedingungen und Erwartungen bezüglich der Durchführung der Dissertation (Doktorarbeit) festzulegen.

Es ist damit oft ein notwendiges, formales Dokument, kann aber eine große Bedeutung haben um die gegenseitigen Erwartungen abzustecken. Ein "Contracting" hilft hier vorab zu klären, was sich der bzw. die Betreuer:innen und der Doktorand erwartet. Wie kann die Zusammenarbeit gut und reibungslos funktionieren? Wie ist der "Modus laborendi" der beteiligten Personen? Es ist wichtig vorab oder möglichst früh dies zu besprechen um falsche Erwartungen vorab zu klären.

In der Regel enthält eine Dissertationsvereinbarung Informationen zu folgenden Aspekten:

1. Thema und Ziel der Dissertation: Die Vereinbarung klärt das Thema der Dissertation und definiert die Zielsetzung und den Zweck der Forschung. Dabei geht es zu Beginn "nur" um den groben Inhalt in ein paar Sätzen. Der Arbeitstitel sollte festgelegt sein, kann sich aber im Laufe natürlich noch verändern. Auch liegt es in der Natur eines mehrjährigen Projektes, dass sich genaue Schwerpunkt und Ansätze ändern können.

2. Betreuung und Support: Es wird festgelegt, wer der offizielle Betreuer der Dissertation ist und welche Art von Unterstützung du als Doktorand bzw. Doktorandin von diesem Betreuer erwarten kannst. Dieses "Contracting" soll aber in beide Richtungen geschehen. Frage nach, was sich auch dein:e Betreuer:in von dir erwartet.

3. Zeitplan: Es werden die einzelnen Subprojekte, sowie deren Meilensteine und Fristen für die verschiedenen Phasen der Dissertation festgelegt, einschließlich eines geplanten Abgabetermins für die endgültige Arbeit. Dies folgt generellen Ansätzen des Projektmanagements. Dazu habe ich auch einen eigenen Beitrag.

4. Ressourcen: Die Verfügbarkeit von Forschungsmaterialien, Laborzugang oder sonstigen benötigten Ressourcen wird geklärt und so gut es geht antizipiert. Sollen oder müssen Materialen oder Methodiken angeschafft werden?

5. Finanzielle Aspekte: Falls es finanzielle Unterstützung oder Stipendien im Rahmen der Promotion gibt, können auch die Details dazu in der Vereinbarung festgehalten werden.

6. Publikation und Veröffentlichung: Die Vereinbarung sollte auch Hinweise dazu enthalten, wie mit den Forschungsergebnissen umgegangen wird, ob und wie sie veröffentlicht werden sollen. Wieviele Publikationen sind geplant? in Welchen Journalen und zu welchen Zeitpunkten.

Es ist wichtig, dass sowohl der Doktorand als auch der Betreuer die Vereinbarung sorgfältig durchlesen, sie verstehen und sie gegebenenfalls gemeinsam anpassen, bevor sie sie unterzeichnen. Eine solche Vereinbarung hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Erwartungen beider Parteien klar abzustecken, um den Promotionsprozess erfolgreich zu gestalten.

{English version}

A "dissertation agreement" usually refers to a written agreement made between a doctoral student (PhD student) and his/her supervisor (PhD supervisor/doctor mother) or the university where the doctorate is taking place. This agreement serves to define the general conditions and expectations regarding the implementation of the dissertation (doctoral thesis).

It is often a necessary, formal document, but it can be of great importance in setting mutual expectations. A "contracting" helps to clarify in advance what the supervisor(s) and the doctoral student expect. How can cooperation work well and smoothly? What is the "modus laborendi" of the people involved? It is important to discuss this in advance or as early as possible in order to clarify false expectations in advance.

As a rule, a dissertation agreement contains information on the following aspects:

1. Topic and goal of the dissertation. The agreement clarifies the topic of the dissertation and defines the goal and purpose of the research. At the beginning it is "only" about the rough content in a few sentences. The working title should be fixed, but can of course change over time. It is also in the nature of a multi-year project that the exact focus and approaches can change.
2. Supervision and support. It is determined who the official supervisor of the dissertation is and what kind of support you as a doctoral student can expect from this supervisor. This "contracting" should happen in both directions. Ask what your supervisor expects from you.
3. Schedule. The individual sub-projects, as well as their milestones and deadlines for the various phases of the dissertation are defined, including a planned deadline for the final work. This follows general approaches of project management. I also have my own contribution to this.
4. Resources. The availability of research materials, laboratory access or other required resources is clarified and anticipated as far as possible. Should or must materials or methods be purchased?
5. Financial aspects. If there is financial support or scholarships as part of the doctorate, the details can also be recorded in the agreement.
6. Publication.The agreement should also contain information on how the research results are to be handled, whether and how they are to be published. How many publications are planned? in which journals and at what times.

It is important that both the doctoral student and the supervisor read the agreement carefully, understand it and adapt it together if necessary before signing it. Such an agreement helps to avoid misunderstandings and to clearly define the expectations of both parties in order to make the doctoral process successful.